Názov: Getting Things Done: How To Achieve Stress-free Productivity

Anotácia (veľmi skrátená verzia): In today’s world, yesterday’s methods just don’t work. In Getting Things Done, veteran coach and management consultant David Allen shares the breakthrough methods for stress-free performance that he has introduced to tens of thousands of people across the country.

Jazyk: anglický

Rok vydania: 2002 (!)

Počet strán: 267

ISBN: 0142000280

Ako maniak do rôznych organizačných metód a  tipov týkajúcich sa time managementu či organizovania úloh bolo iba otázkou času, kedy sa dostanem aj k tejto knižke. Samozrejme, túto knihu som čítala už dávnejšie (rok 2016), no keď si uvedomíme, že po prvý raz kniha vyšla v roku 2002, je to stále veľmi veľký časový odstup. Doba sa mení extrémne rýchlo a i rôzne metódy sa vyvíjajú. Pokiaľ teda chcete vedieť, či sa vám oplatí siahnuť už po tejto 20-ročnej knihe, čítajte ďalej.

Autorova myšlienka celej knihy je v celku jednoduchá a prečítate si ju už i v rámci anotácie na obálke. Autor tvrdí, že naša produktivita je priamo prepojená s našou schopnosťou relaxovať. Iba keď sa nám podarí vyčistiť si myseľ a naše myšlienky sú plne zorganizované, dokážeme odomknúť efektívnu produktivitu a náš kreatívny potenciál. Autor tvrdí, že vám pomôže popasovať sa s pocitmi zmätku, nervozity a vy tak vykľučkujete zo situácie, kedy máte pocit, že vám už všetko padá na hlavu.

No či aj naozaj?

Asi najväčšou iróniou tohto všetkého je, že knihu s názvom „ako veci dokončiť“, sa mi nikdy nepodarilo dočítať. Mám rada takýto druh literatúry, no čím dlhšie som čítala, tým viac som chápala, že s týmto autorom si nikdy nebudem rozumieť.

Mám rada jednoduché, efektívne a hlavne rýchle metódy. Pred niekoľkými týždňami som spomínala metódu Pomodoro. Napíšete si zoznam, spustíte stopky a idete na vec. Autorova metóda je o čosi komplikovanejšia.

Autor od vás požaduje, aby ste si sadli za stôl a každú jednu úlohu zapísali na samostatný lístok. Keď to takto všetko budete mať zaznamenané, tieto vaše lístočky musíte rozdeliť do niekoľko kategórií: urobiť úlohu, zadelegovať úlohu, odložiť úlohu a vypustiť úlohu. Keď sa na to tak pozriete zo širšieho uhla pohľadu, bude vám táto metóda až príliš pripomínať Eisenhowerove okno. Delenie úloh do jednotlivých zásuviek alebo skupín mi takisto pripomína aj známu metódu Kanban, kedy svoje kartičky s úlohami presúvate podľa jej statusu.

Pre mňa je dôležité, aby daná metóda nezaberala veľa času a aby vás nebrzdila v produktivite. Môj problém by teda pri tejto metóde spočíval v tom, že kým by sa mi podarilo všetky svoje úlohy spísať na jednotlivé lístočky a roztriediť ich, moja motivácia niečo urobiť so svojimi úlohami by bola už dávno fuč. Na začiatku by sa pravdepodobne dostavila aj únava, hlavne, keď s touto metódou začínate a musíte si spísať úplne všetko. Ďalšie dni už iba pridávate nové úlohy a náročnosť sa tak znižuje, no na začiatok je to celkom silná káva. Navyše, v dnešnej digitalizovanej dobe je lepšie rozhliadnuť sa skôr po nejakých elektronických možnostiach, ktoré si tak môžete vziať všade so sebou. Neviem si predstaviť mať u seba v práci v kancelárii na stole štyri rôzne košíčky, v ktorých sa mi budú povaľovať lístočky. A moja šéfka by určite s radosťou prevŕtala košíky označené ako „vypustiť úlohu“ a „odložiť úlohu“. 😁

Avšak túto metódu je veľmi jednoduché používať hlavne na emailovú komunikáciu. Množstvo ľudí a teamov pracuje na báze tzv. „ticketov“ alebo jednotlivých žiadostí obdržaných prostredníctvom emailov. Pre akéhokoľvek užívateľa je tak jednoduché vytvoriť si vo svojom emailovom klientovi štyri priečinky s jednotlivými popismi a emaily skrátka do týchto priečinkov presúvať. Tu sa táto metóda rozhodne nestratí, nakoľko každú jednu úlohu už máte spísanú v samotnom maily, ktorý ste obdržali.

Ak by som mala vypichnúť z tejto knižky jednu vec, ktorú som si osvojila a ktorej sa držím aj doteraz, je to nasledujúce pravidlo: Ak vám nejaká úloha zaberie menej ako 5 minút, spravte ju okamžite.

Toto pravidlo som začala aplikovať hlavne na svoju emailovú komunikáciu a veľmi sa mi osvedčila. Jednoduché úlohy, ktoré stačí iba preposlať, alebo treba niekoho informovať, prečítať, či založiť, resp. stačí iba jednoduchá odpoveď, sú tým pádom ihneď z mojej strany vyriešené do piatich minút, čo oceňujú hlavne ľudia, ktorí so mnou spolupracujú. Pokiaľ by ste totiž túto úlohu zaradili do jedného zo svojich priečinkov, môže sa stať, že sa počas dňa tak zahĺbite do inej úlohy, že na túto úplne zabudnete. A pritom väčšine z nich stačí venovať menej ako 5 minút. Ak by som mala túto knihu zhrnúť, určite sa vám neoplatí prečítať si ju celú. Pokiaľ vás však spomínaná metóda zaujala, určite si ju prelistujte. Osobne si však myslím, že omnoho efektívnejšie je popozerať sa po nejakých novších organizačných metódach, či publikáciách.

Možno sa v ďalšom článku mrkneme práve na mnou spomínané Eishenhowerove okno, ktoré vám určite pomôže.