E-maily patria už k neodmysliteľnej časti nášho života, či už sa rozprávame o pracovnej, alebo súkromnej stránke. Nie je nič stresujúcejšie, než plná e-mailová schránka s obrovským číslom pri záložke neprečítaných e-mailov… Teda, aspoň pre mňa, haha! 😀 Ale žiadne obavy! Dnes som si v článku pre vás pripravila niekoľko užitočných tipov, ako prečistiť vašu e-mailovú schránku a nastoliť v nej poriadok!

Rande s vašou e-mailovou schránkou

Aby sme sa vôbec k našim e-mailom dostali, je potrebné si na ne vyhradiť nejaký čas. Naplánujte si preto vo svojom rozvrhu časové okno, počas ktorého sa budete výlučne venovať iba elektronickej e-mailovej komunikácii. Ideálne v takom úseku počas dňa, kedy budete mať čas si ich v pokoji prečítať a premyslieť, čo s nimi. Pokiaľ takéto okno vo svojom rozvrhu nemáte, urobte si ho. V práci si urobte blok vo svojom kalendári, aby vám kolegovia dali pokoj, doma pošlite svoju rodinu na prechádzku do parku. Alebo sa, naopak, vytraťte vy s laptopom pod pazuchou, či mobilom vo vrecku.

Vytvorte si jednoduchý systém na triedenie

Keď ste si konečne našli čas na rande s vašou e-mailovou schránkou, pustite sa do nej. Začnite si čítať jeden e-mail za druhým, prirodzene, treba začať od tých najstarších.

Držte sa nasledujúcich jednoduchých pravidiel:

• Ak je to e-mail, na ktorý viete odpísať, alebo ho viete vyriešiť v priebehu 2 až 3 minút, ihneď ho vybavte!
• Ak je to e-mail, ktorý slúži iba na prenos informácie, prečítajte si ho a založte, alebo zmažte.
• Ak je to dlhší e-mail, ktorý si vyžaduje omnoho viac premýšľania, alebo nejaké dodatočné plánovanie, či akcie, ponechajte si ho vo svojom priečinku a presuňte sa na ďalší.

Takto vo vašich prijatých správach na konci skončia iba tie e-maily, ktoré si vyžadujú nejakú dlhšiu akciu. Tieto si sprioritizujte podľa ich dôležitosti alebo urgentnosti.

Čas na štítky a priečinky

Porozmýšľajte nad tým, ako by ste si svoju e-mailovú schránku vytriedili. Ak potrebujete pri niektorých e-mailoch počkať na odpoveď, nenechajte si ich iba v odoslaných správach, ale presuňte si ich do samostatného priečinka, alebo si ich označte špeciálnym štítkom. Takto na ne nezabudnete.

Ak potrebujete niektoré e-maily riešiť prioritne, založte si na ne separátny priečinok, alebo využite vlajočky pri Microsoft Outlooku. Nebojte sa používať rôzne značky a farebné štítky, ak ich váš e-mailový klient ponúka. Poľahky budete tak mať prehľad a e-maily sa vám budú hľadať omnoho jednoduchšie.

Vytvorte si automatické filtre a odpovede

Je smutné, koľko ľudí nepoužíva vo svojich e-mailových schránkach automatické filtre. Stačí zadefinovať e-mail podľa odosielateľa, či predmetu a systém sám bude vedieť, čo s takouto správou urobiť. V niektorých ďalších e-mailových klientoch viete dokonca vytvoriť rýchle kroky, kedy naplánujete, čo sa má s e-mailom stať a namiesto neustáleho opakovania akcií to viete odpáliť iba jediným tlačidlom.

Môžete si takisto pripraviť aj šablóny odpovedí, ktoré si viete uložiť a potom ich pravidelne odosielať. Vďaka tomu budú vaše odpovede rýchlejšie a konzistentné.

Zatočte s nevyžiadanou poštou

Svet by bol dokonalý, keby v našej e-mailovej schránke pristávali iba dôležité a pekné správy. Často nám ich ale zapĺňa práve nevyžiadaná pošta, spam, alebo rôzne newsletters, ktorými si sa nám mnohé predajne snažia nanútiť rôzne výrobky.

Buďte nekompromisní!

Odhláste sa zo všetkých e-mailov, ktoré sú pre vás už neaktuálne alebo vás už nezaujímajú. Ak sa to nedá urobiť, nahláste e-maily ako spam a namiesto zapĺňania vašej e-mailovej schránky sa budú rovno presúvať samé do koša alebo spamu. Takto rýchlo zredukujete počet prijímaných e-mailov a omnoho menej času stráviť ich triedením.

Archivujte a mažte

Nemá význam ukladať si e-mail, ku ktorému sa už nikdy nevrátite. Pokiaľ si niečo chcete archivovať, založte si to do špeciálneho priečinka, ktorý si na takéto správy určíte. Nebojte sa kliknúť na ikonku smetného koša pri e-mailoch, ktoré pre vás nemajú žiadnu hodnotu.

Buďte trpezliví

Pokiaľ máte vo svojej e-mailovej schránke neporiadok, nemôžete čakať, že po hodinke triedenia bude vaša schránka kompletne uprataná. Nevzdávajte sa. Zotrvajte v pravidelnom triedení a postupom času uvidíte pokroky. Nejaký čas bude trvať, kým si z tejto činnosti vybudujete zvyk, ale výsledky budú stáť za to!

Držím vám palce!